Максим Ильяхов

Как написать

🔍 Начните печатать, чтобы искать по книге или перейти к нужной странице по номеру

Удобно листать не только прокруткой, но и клавишами‑стрелками:

 
между важными местами
Shift
между
разворотами
Мак­сим Илья­хов
Изда­тель­ство Бюро Гор­бу­нова
2018
удк 811.161.1
ббк 81.2РУС‑2
И49
Илья­хов М. О.
И49
Как напи­сать. —
М.: Изд‑во Бюро Гор­бу­нова, 2018

Прак­ти­че­ское руко­вод­ство по созда­нию тек­ста: объ­яв­ле­ний, писем, резюме, анон­сов, ново­стей и пресс‑рели­зов, про­мо­стра­ниц, ста­тей и даже книг.

Оглавление

Скрыто 29 разворотов

Пред­ста­вим, что мы — мене­джер Олег Ива­нов, и нам нужно вовремя согла­со­вать рабо­чие доку­менты. От этого зави­сит успех нашей буду­щей презентации.

Согла­со­вы­вать будет наш руководитель.

У него много дел и много ввод­ных от раз­ных людей, ему тяжело в этом ори­ен­ти­ро­ваться. Вме­сте с тем, он вынуж­ден рабо­тать с этим хао­сом, потому что иначе его биз­нес развалится.

Если ему посту­пит хорошо струк­ту­ри­ро­ван­ная просьба с понят­ным полез­ным дей­ствием и сро­ком, ему будет легче её выполнить.

Это зна­чит, что мы должны подать нашу просьбу упо­ря­до­ченно: чего мы про­сим, зачем, почему именно его, каков объём работы, где вспо­мо­га­тель­ные мате­ри­алы, какой срок и почему он такой.

Эти задачи уни­вер­саль­ные: на работе сложно найти чело­века, у кото­рого мало дел.

Читатель

Руководитель

Вред

Хаос в делах, но приходится разбираться

Польза

Сделал дело легко, бизнес работает

Задача

Помочь читателю легко выполнить нашу просьбу:

  • сформулировать просьбу;

  • при необходимости — предысторию и почему она важна;

  • обозначить и обосновать срок;

  • собрать вспомогательные материалы;

  • не забыть приложения

Олег Ива­нов в 12:11

Тема письма
Что и когда сделать

Тема: Согла­со­вать две сметы «Аль­кора» до 16:30 среды

Вик­тор Сер­ге­е­вич, доб­рый день!

Погружение в тему
Почему эта задача появилась? Почему мне?

В чет­верг в 12:00 у нас встреча с «Аль­ко­ром» по объ­екту на Лес­ной. Мы обе­щали при­не­сти кли­енту две сметы: мини­маль­ную и реко­мен­ду­е­мую. Мы не можем пока­зать их без согла­со­ва­ния с вами.

Просьба
Что именно делать, в отдельном абзаце

Пожа­луй­ста, согла­суйте две сметы в при­ло­же­нии до 16:30 среды, чтобы я успел отфор­ма­ти­ро­вать смету под презентацию.

Ключевая информация
Чтобы не открывать документ из приложения

Мини­маль­ная смета на 5,1 млн ₽, про­ект на 11 недель, ложится в наш гра­фик на пер­вое полу­го­дие с запа­сом в 3 недели. Реко­мен­ду­е­мая смета — на 7,2 млн ₽, 14 недель, запас 4 недели.

Дополнительная информация
Чтобы восстановить историю проекта

Предыс­то­рия про­екта и наше пони­ма­ние задачи: http://base.base­camp.com/projects/...

Шаг навстречу
Показать добрую волю отправителя

Если потре­бу­ются пояс­не­ния, я в Теле­граме @oleg.ivanov

Олег Иванов

Приложения
Не забыть!

Приложения:

  • Смета Аль­кор Лес­ная минимум.xls

  • Смета Аль­кор Лес­ная рекомендуемая.xls

Тема письма содер­жит необ­хо­ди­мую для при­ня­тия реше­ния инфор­ма­цию: задачу, охват, кон­текст и срок. Смотря на тему, полу­ча­телю легко оце­нить, сколько вре­мени нужно на реше­ние этой задачи.

Обра­ще­ние напи­сано про­сто, по‑чело­ве­че­ски, без лиш­них реверансов.

В начале письма автор вво­дит полу­ча­теля в курс дела: каков смысл этой задачи и с чем свя­зан её срок. Это полезно, когда у полу­ча­теля много дру­гих дел, и ему нужно пони­мать, почему эта задача при­ле­тела именно сей­час и именно ему.

Сама просьба стоит в отдель­ном абзаце. Чётко обо­зна­чен объём и срок.

Срок обос­но­ван: если сде­лать позже, автор письма не успеет под­го­то­вить пре­зен­та­цию ко встрече.

Клю­че­вая инфор­ма­ция из при­ло­жен­ных доку­мен­тов выпи­сана прямо в письме, чтобы просьбу можно было выпол­нить, не откры­вая доку­менты. Если руко­во­ди­телю неко­гда, он может про­гля­деть основ­ные дан­ные и при­нять реше­ние по одному лишь письму.

Вспо­мо­га­тель­ные мате­ри­алы помо­гут вспом­нить все обсто­я­тель­ства задачи, если потре­бу­ется. Это не самая важ­ная инфор­ма­ция, поэтому она в конце.

Шаг нав­стречу — автор письма пред­ла­гает посиль­ную помощь. Полу­ча­тель не чув­ствует, что на него ски­нули дур­ную работу.

Автор не забыл при­ло­жить доку­менты — при­чём назвал их так, чтобы их можно было найти в папке со вре­мен­ными файлами.

Рабочее письмо с напоминанием

Допу­стим, мы попро­сили чело­века что‑то сде­лать, он это под­твер­дил, но не сде­лал сразу. Срок под­хо­дит, а дело не дви­жется. Кажется, что нужно напом­нить чело­веку о деле, не оби­дев его и полу­чив результат.

Глав­ный прин­цип хоро­шего напо­ми­на­ния — сде­лать так, чтобы чело­веку было удобно сде­лать дело. Луч­шее напо­ми­на­ние — то, кото­рое упро­щает работу.

Вовремя спо­хва­титься и зара­нее напом­нить чело­веку о деле — отлич­ный ход. У чело­века оста­нется время, чтобы испра­вить ситу­а­цию, не под­ве­сти вас и не ока­заться в неудоб­ном поло­же­нии. Кто напо­ми­нает — молодец.

Можно про­сто «пин­га­нуть», то есть под­нять пере­писку в общем потоке дел. Это допу­стимо, если обща­ются приятели.

Вопрос «Как дела?» выдаёт фальшь: чело­век на самом деле не инте­ре­су­ется нашими делами, но хочет напом­нить о себе, не нару­шая пра­вил при­ли­чия. Вроде как «Вспомни сам, почему я к тебе обра­ща­юсь». Неприятно.

Если доба­вить к письму срок задачи, напо­ми­на­ние ста­нет полез­нее: теперь чита­тель может оце­нить, насколько задача горя­щая и когда уде­лить ей вни­ма­ние. Про­блема с фаль­ши­вым «Как дела?» ещё не решена.

Хоро­шая идея — пред­ло­жить чита­телю помощь. Можно спро­сить, чем чело­веку помочь, но можно и пред­ло­жить что‑то конкретное:

Хочешь, пере­шлю тебе всю исто­рию переписки?

Если это тебе помо­жет, могу подойти и всё тебе объяснить.

Но лучше всего сде­лать так, чтобы чита­тель смог выпол­нить нашу просьбу прямо не выходя из этого письма, то есть сде­лать напо­ми­на­ние сокра­щён­ной вер­сией задачи. При­во­дим основ­ные факты и опор­ные мысли, снова при­кла­ды­ваем нуж­ные доку­менты, пред­ла­гаем помощь.

(Без темы)

От: Олег Иванов

Пинг

(Без темы)

От: Олег Иванов

Иван, при­вет! Как дела?

Смета

От: Олег Иванов

Иван, при­вет! Как дела? Срок по этой задаче в среду в 16:30, успеваешь?

Согла­со­вать смету до среды 16:30

От: Олег Иванов

Иван, при­вет! На вся­кий слу­чай напо­ми­наю, что жду от тебя согла­со­ван­ную смету в среду в 16:30. Чем я могу помочь?

Согла­со­вать смету до среды 16:30

От: Олег Иванов

Иван, при­вет! На вся­кий слу­чай напо­ми­наю, что жду от тебя согла­со­ван­ную смету в среду в 16:30. Нужно согла­со­вать два вари­анта сметы:

  • Мини­маль­ная: 5,1 млн ₽, 11 недель, запас 3 недели.

  • Реко­мен­ду­е­мая: 7,2 млн ₽, 14 недель, запас 4 недели.

Сметы в при­ло­же­нии. Если нужны мои ком­мен­та­рии, дай знать, я подойду и покажу, что там и как.

Игорь.

Приложения:

  • Смета Аль­кор Лес­ная минимум.xls

  • Смета Аль­кор Лес­ная рекомендуемая.xls

Часто полу­ча­телю трудно взяться за нашу задачу не потому, что она труд­ная. Задачи часто откла­ды­вают, потому что они непо­нят­ные: слиш­ком много неиз­вест­ного. Напри­мер, чтобы под­пи­сать акт выпол­нен­ных работ, доку­мент при­дётся открыть, рас­пе­ча­тать, под­пи­сать, упа­ко­вать, вызвать курьера, отпра­вить курьера, напи­сать контр­агенту. Потом ещё в обрат­ном порядке: встре­тить курьера, поло­жить его в папку, напи­сать контр­агенту. Каж­дое дей­ствие про­стое, но если ты не зани­ма­ешься дело­про­из­вод­ством каж­дый день, всё это тре­бует сосре­до­то­че­ния и орга­ни­за­ции. Куда зво­нить? В какой кон­верт сло­жить? Как под­клю­читься к принтеру?

Луч­ший спо­соб уско­рить реше­ние задачи — сде­лать так, чтобы для полу­ча­теля в задаче было меньше нового и непонятного.

Если чело­век не при­вык вызы­вать курьера или печа­тать доку­менты — пред­ло­жите ему помощь. Необя­за­тельно вызы­вать курьера за него, но можно хотя бы пред­ло­жить теле­фон курьер­ской службы и объ­яс­нить, что им говорить.

Если чело­веку неудобно откры­вать боль­шие таб­лицы с теле­фона, выта­щите в текст важ­ные части таб­лицы в виде изоб­ра­же­ний или текста.

Если чело­век не знает, к кому обра­титься для реше­ния сво­его вопроса, — дать кон­такт нуж­ных людей.

Любое упро­ще­ние задачи повы­шает шанс, что чита­тель быст­рее выпол­нит нашу просьбу.

Скрыто 116 разворотов

Илья­хов Мак­сим Оле­го­вич
Как написать


  • Арт‑дирек­тор и изда­тель Артём Горбунов

  • Дизай­нер Вла­ди­мир Колпаков

  • Раз­ра­бот­чики Рустам Кул­ма­тов,
    Васи­лий Полов­нёв и Андрей Ерес

  • Тести­ров­щик Сер­гей Фролов

  • Книга набрана шрифтом «Бюросанс»

  • Дизайн‑бюро Артёма Горбунова
    Большая Новодмитровская улица,
    дом 36, строение 2
    Москва, Россия, 127015