🔍 Начните печатать, чтобы искать по книге или перейти к нужной странице по номеру
Удобно листать не только прокруткой, но и клавишами‑стрелками:
Практическое руководство по созданию текста: объявлений, писем, резюме, анонсов, новостей и пресс‑релизов, промостраниц, статей и даже книг.
Объявление 4
Резюме и отклик на вакансию 20
Письмо по работе 29
Коммерческое предложение 55
Анонс и приглашение на событие 64
Новость для сайта 75
Пресс‑релиз для СМИ 80
Промостраница 96
Статья для блога 119
Книга 141
Представим, что мы — менеджер Олег Иванов, и нам нужно вовремя согласовать рабочие документы. От этого зависит успех нашей будущей презентации.
Согласовывать будет наш руководитель.
У него много дел и много вводных от разных людей, ему тяжело в этом ориентироваться. Вместе с тем, он вынужден работать с этим хаосом, потому что иначе его бизнес развалится.
Если ему поступит хорошо структурированная просьба с понятным полезным действием и сроком, ему будет легче её выполнить.
Это значит, что мы должны подать нашу просьбу упорядоченно: чего мы просим, зачем, почему именно его, каков объём работы, где вспомогательные материалы, какой срок и почему он такой.
Эти задачи универсальные: на работе сложно найти человека, у которого мало дел.
Руководитель
Хаос в делах, но приходится разбираться
Сделал дело легко, бизнес работает
Помочь читателю легко выполнить нашу просьбу:
сформулировать просьбу;
при необходимости — предысторию и почему она важна;
обозначить и обосновать срок;
собрать вспомогательные материалы;
не забыть приложения
Олег Иванов в 12:11
Тема письма
Что и когда сделать
Тема: Согласовать две сметы «Алькора» до 16:30 среды
Виктор Сергеевич, добрый день!
Погружение в тему
Почему эта задача появилась? Почему мне?
В четверг в 12:00 у нас встреча с «Алькором» по объекту на Лесной. Мы обещали принести клиенту две сметы: минимальную и рекомендуемую. Мы не можем показать их без согласования с вами.
Просьба
Что именно делать, в отдельном абзаце
Пожалуйста, согласуйте две сметы в приложении до 16:30 среды, чтобы я успел отформатировать смету под презентацию.
Ключевая информация
Чтобы не открывать документ из приложения
Минимальная смета на 5,1 млн ₽, проект на 11 недель, ложится в наш график на первое полугодие с запасом в 3 недели. Рекомендуемая смета — на 7,2 млн ₽, 14 недель, запас 4 недели.
Дополнительная информация
Чтобы восстановить историю проекта
Предыстория проекта и наше понимание задачи: http://base.basecamp.com/projects/...
Шаг навстречу
Показать добрую волю отправителя
Если потребуются пояснения, я в Телеграме @oleg.ivanov
Олег Иванов
Приложения
Не забыть!
Приложения:
Смета Алькор Лесная минимум.xls
Смета Алькор Лесная рекомендуемая.xls
Тема письма содержит необходимую для принятия решения информацию: задачу, охват, контекст и срок. Смотря на тему, получателю легко оценить, сколько времени нужно на решение этой задачи.
Обращение написано просто, по‑человечески, без лишних реверансов.
В начале письма автор вводит получателя в курс дела: каков смысл этой задачи и с чем связан её срок. Это полезно, когда у получателя много других дел, и ему нужно понимать, почему эта задача прилетела именно сейчас и именно ему.
Сама просьба стоит в отдельном абзаце. Чётко обозначен объём и срок.
Срок обоснован: если сделать позже, автор письма не успеет подготовить презентацию ко встрече.
Ключевая информация из приложенных документов выписана прямо в письме, чтобы просьбу можно было выполнить, не открывая документы. Если руководителю некогда, он может проглядеть основные данные и принять решение по одному лишь письму.
Вспомогательные материалы помогут вспомнить все обстоятельства задачи, если потребуется. Это не самая важная информация, поэтому она в конце.
Шаг навстречу — автор письма предлагает посильную помощь. Получатель не чувствует, что на него скинули дурную работу.
Автор не забыл приложить документы — причём назвал их так, чтобы их можно было найти в папке со временными файлами.
Допустим, мы попросили человека что‑то сделать, он это подтвердил, но не сделал сразу. Срок подходит, а дело не движется. Кажется, что нужно напомнить человеку о деле, не обидев его и получив результат.
Главный принцип хорошего напоминания — сделать так, чтобы человеку было удобно сделать дело. Лучшее напоминание — то, которое упрощает работу.
Вовремя спохватиться и заранее напомнить человеку о деле — отличный ход. У человека останется время, чтобы исправить ситуацию, не подвести вас и не оказаться в неудобном положении. Кто напоминает — молодец.
Можно просто «пингануть», то есть поднять переписку в общем потоке дел. Это допустимо, если общаются приятели.
Вопрос «Как дела?» выдаёт фальшь: человек на самом деле не интересуется нашими делами, но хочет напомнить о себе, не нарушая правил приличия. Вроде как «Вспомни сам, почему я к тебе обращаюсь». Неприятно.
Если добавить к письму срок задачи, напоминание станет полезнее: теперь читатель может оценить, насколько задача горящая и когда уделить ей внимание. Проблема с фальшивым «Как дела?» ещё не решена.
Хорошая идея — предложить читателю помощь. Можно спросить, чем человеку помочь, но можно и предложить что‑то конкретное:
Хочешь, перешлю тебе всю историю переписки?
Если это тебе поможет, могу подойти и всё тебе объяснить.
Но лучше всего сделать так, чтобы читатель смог выполнить нашу просьбу прямо не выходя из этого письма, то есть сделать напоминание сокращённой версией задачи. Приводим основные факты и опорные мысли, снова прикладываем нужные документы, предлагаем помощь.
(Без темы)
От: Олег Иванов
Пинг
(Без темы)
От: Олег Иванов
Иван, привет! Как дела?
Смета
От: Олег Иванов
Иван, привет! Как дела? Срок по этой задаче в среду в 16:30, успеваешь?
Согласовать смету до среды 16:30
От: Олег Иванов
Иван, привет! На всякий случай напоминаю, что жду от тебя согласованную смету в среду в 16:30. Чем я могу помочь?
Согласовать смету до среды 16:30
От: Олег Иванов
Иван, привет! На всякий случай напоминаю, что жду от тебя согласованную смету в среду в 16:30. Нужно согласовать два варианта сметы:
Минимальная: 5,1 млн ₽, 11 недель, запас 3 недели.
Рекомендуемая: 7,2 млн ₽, 14 недель, запас 4 недели.
Сметы в приложении. Если нужны мои комментарии, дай знать, я подойду и покажу, что там и как.
Игорь.
Приложения:
Смета Алькор Лесная минимум.xls
Смета Алькор Лесная рекомендуемая.xls
Часто получателю трудно взяться за нашу задачу не потому, что она трудная. Задачи часто откладывают, потому что они непонятные: слишком много неизвестного. Например, чтобы подписать акт выполненных работ, документ придётся открыть, распечатать, подписать, упаковать, вызвать курьера, отправить курьера, написать контрагенту. Потом ещё в обратном порядке: встретить курьера, положить его в папку, написать контрагенту. Каждое действие простое, но если ты не занимаешься делопроизводством каждый день, всё это требует сосредоточения и организации. Куда звонить? В какой конверт сложить? Как подключиться к принтеру?
Лучший способ ускорить решение задачи — сделать так, чтобы для получателя в задаче было меньше нового и непонятного.
Если человек не привык вызывать курьера или печатать документы — предложите ему помощь. Необязательно вызывать курьера за него, но можно хотя бы предложить телефон курьерской службы и объяснить, что им говорить.
Если человеку неудобно открывать большие таблицы с телефона, вытащите в текст важные части таблицы в виде изображений или текста.
Если человек не знает, к кому обратиться для решения своего вопроса, — дать контакт нужных людей.
Любое упрощение задачи повышает шанс, что читатель быстрее выполнит нашу просьбу.
Ильяхов Максим Олегович
Как написать
Арт‑директор и издатель Артём Горбунов
Дизайнер Владимир Колпаков
Разработчики Рустам Кулматов,
Василий Половнёв и Андрей Ерес
Тестировщик Сергей Фролов
Книга набрана шрифтом «Бюросанс»
Дизайн‑бюро
дом 36, строение 2
Москва, Россия, 127015