С точки зрения грамматики в тексте нет грубых ошибок. В вашем изначальном тексте были неверно расставлены запятые, я это исправил перед публикацией совета.
Дальше вопрос в том, какого эффекта вы хотите добиться. Если нужна ясность и дружелюбие, то делаем так:
Добавляем заголовок с сутью сообщения.
Используем подлежащие, которые обозначают людей — мы, вы, сотрудники, компания, ваши коллеги.
Добавляем к этим подлежащим глаголы вместо отглагольных существительных — вместо «удержание» поставим «удерживать», «забирать» или «платить».
При необходимости описываем ситуацию, в которой это коснётся читателя.
Получится так:
Больше никаких сборов на подарки
С 2021 года у нас новые правила поздравления коллег с Днем рождения.
Сотрудники больше не платят взносы в поздравительный фонд. Если у вас День рождения, ваш подарок — за счёт компании.
Если захотите, вы можете угостить коллег тортом или заказать пиццу. Угощения всегда по желанию. Также ваши коллеги могут подарить вам что‑то от себя, если захотят.
Я убрал часть про «вы получите теплые поздравления от коллег», потому что вы как организация не можете решать за коллег, насколько теплыми будут их поздравления. Да и будут ли они вообще — тоже сложно предугадать. Не будете же вы заставлять людей поздравлять друг друга.
Может быть, вы хотите обратного эффекта: не ясность и дружелюбие, а запутанность и скрытая агрессия. Тогда наоборот: больше отглагольных существительных, канцелярских оборотов, никаких заголовков, а в конце обязательно подпись — «Администрация».
Показывать такой пример я, конечно, не буду.
