Я приведу идеи из книги «Текст по полочкам» — она посвящена подаче сложного текста на сложные профессиональные темы.

Основные выводы в начале документа

Если письмо занимает более двух экранов, попробуйте добавить в начало перечень с основными мыслями, без подробностей. Это могут быть мысли из документа ниже, вопросы к читателю, содержание документа. Перечень в начале длинного документа показывает читателю, что дальше его ждёт осмысленное и структурированное повествование.

Визуальная структура

Если письмо длиннее 7 абзацев, можно делить его на разделы с помощью подзаголовков. Например:

  • Ситуация

  • Проблема

  • Предложение

  • Бюджет

  • Сроки

Важно, чтобы подзаголовки создавали ощущение порядка. Для этого они должны быть сформулированы похожим образом: все существительные в одном падеже; или фразы, которые начинаются с вопросительных слов «что», «как», «зачем».

Создавая разделы документа, убедитесь, что они герметичны по смыслу: если есть раздел «Проблема», в нём должна быть описана проблема и только она; а в других частях документа проблема описываться не будет.

Контракт с читателем

В начале текста можно выстроить ожидания читателя: объяснить, о чём этот документ, почему он длинный и что требуется от читателя. Пример:

В письме приведён анализ инцидента, сложившейся тогда‑то на таком‑то объекте. Ниже описаны предпосылки, детально разобрана хронология и выдвинуты гипотезы о том‑то. Для вашего удобства в начале документа представлены основные выводы.

Обратите внимание на раздел такой‑то. Для закрытия инцидента от вас необходимо решение по такому‑то вопросу.

Стилистика

Судя по тексту вашего вопроса, вам может быть полезно перемещать вводные конструкции из середины предложения в конец.

Было: мне приходится писать представления тех или иных проектов и инициатив в виде, среди прочего, электронных писем.

Стало: мне приходится писать представления тех или иных проектов и инициатив в виде электронных писем (среди прочего).

Стало: мне приходится писать представления проектов и инициатив в виде электронных писем.

Было: каким образом можно, не упрощая содержание документа, оптимизировать его подачу?

Стало: каким образом можно оптимизировать подачу документа, не упрощая содержание?

Стало: как оптимизировать подачу документа, не упрощая содержание?

Текст, редактура и информационный стиль
Отправить
Поделиться
Запинить

Рекомендуем другие советы