Если ваш проект ещё не дорос до размеров Айоса или Андроида, храните гайдлайны в самом продукте. Для этого научите коллег использовать готовые дизайнерские решения, которые уже реализованы. Нужна кнопка — берём ту, что уже есть, нужно поле ввода — подсматриваем в готовой форме, нужен цвет — тыкаем пипеткой в скриншот. Коронный вопрос в этом подходе «А как у нас уже сделано?»

Такие «гайдлайны» обновляются автоматически с изменением продукта, но вам придётся контролировать работу других дизайнеров, чтобы не возник хаос.

Следующий шаг — «живые» гайдлайны. Создайте в продукте раздел с типовыми элементами, оформленными стилями из самого продукта. Такие гайдлайны можно даже не прятать. Если разрабатываете сайт, разместите их на боевом домене: site.com/ui.