Попросить о встрече удобно письмом. Например, так.

«Здравствуйте, Владимир!

Я обеспокоен затянувшимися сроками нашего с вами проекта. Я бы хотел встретиться, чтобы обсудить ситуацию.

Я расскажу, на каком этапе проект находится сейчас, что уже сделано, а что ещё предстоит сделать. Обсудим, целесообразно ли внести в проект какие‑нибудь изменения, и как мы можем вам помочь в подготовке недостающих материалов.

Когда вам было бы удобно встретиться?»

Обратите внимание, что письмо обращено в мир клиента.

На встрече не ведите разговор в стиле «мы всё сделали, а вы специально тянете, чтобы не платить». Это тупиковый путь. Если клиент почувствует ваше недовольство, он сразу начнёт обороняться и дело застопорится.

Узнайте, как клиент видит завершение проекта. Расскажите, чего именно вам недостаёт. Поинтересуйтесь, как вы можете помочь в подготовке необходимых материалов.

Со встречи вы должны выйти с чётким пониманием, что будет происходить дальше.

Если клиент говорит, что всё пришлёт, только вот с текущими делами разберётся, то это не решение проблемы. В этот момент уместно проявить твёрдость.

«Владимир, я понимаю, что подготовка документов занимает много времени, которого всегда не хватает. К сожалению, мы не можем двигаться в разработке, пока у нас не будет материалов. А дольше держать команду в замороженном состоянии мы не можем себе позволить. Давайте подумаем, как нам правильно было бы завершить проект».

Добивайтесь конкретного решения. Если нет возможности предоставить материалы, обсудите, как вы закроете проект без них.

Не упрекайте клиента. Наоборот, это как бы ваша проблема, что вы не можете больше ждать. Проблема, но не вина. Вы не договаривались, что материалы могут быть не предоставлены, поэтому вправе требовать завершения проекта и оплаты.

Обязательно зафиксируйте достигнутые договорённости письменно, например, в резюме встречи.

И признайтесь себе, что вы попали в такую ситуацию по своей вине. Нужно внимательно относиться к клиентским контрактам. Потратьте один раз время и силы на поработку всех нюансов шаблонного договора. Если сомневаетесь, привлеките юриста. Конечно, сам по себе договор ничего не гарантирует, но вы, по крайней мере, будете заранее знать, что делать в той или иной ситуации.