Правильно — не начинать общение с потенциальными клиентами с продающего письма.
Такое письмо ничем не отличается от спама. Вы наобум делаете незнакомому клиенту коммерческое предложение — да ещё и сразу директору: «Вот наш набор услуг, вот стоимость — платите». Если директор откажется (или просто проигнорирует письмо), вы, скорее всего, потеряете этого клиента.
Рассылка «холодных» писем может сработать, если вы продаёте, допустим, серые Айфоны из Шанхая — все знают, что такое Айфон, поэтому ваше предложение с ценой и условиями доставки — очень конкретное, и если человек хочет в данный момент Айфон, он вам ответит.
Другое дело, если вы продаёте разнообразные услуги. Вы не знаете заранее, что именно нужно клиенту и какую задачу он пытается решить. Угадывать — неэффективный путь — не угадаете.
Поэтому, прежде чем писать коммерческое предложение, вам надо поговорить с клиентом, чтобы узнать потребности и увидеть, чем вы можете быть полезны. Поговорить — значит встретиться.
Следовательно, надо написать такое письмо, чтобы директор захотел пригласить вас на встречу. Заранее узнайте о компании и человеке побольше информации и пишите максимально лично. При этом не давайте необдуманных обещаний и не говорите лишнего.
Это был пятничный совет по переговорам и отношениям с клиентом. Присылайте вопросы.