Вашу проблему не решить каким‑то одним способом.

Нужно создать такую систему, при которой менеджер по‑настоящему отвечает за отношения с клиентом и принимает на себя последствия своих ошибок. Причём я не имею в виду какие‑то штрафы — достаточно факта, что ты подвёл клиента.

Но для этого надо не просто читать документы, а научиться по‑настоящему управлять проектом. А это может значить, например, что менеджер в принципе не принимает от клиента никаких документов в качестве заданий, потому что любая запятая в них может быть трактована неправильно, даже если её внимательно прочитать. Исповедует принцип «исполнитель понимает задачу», когда нужно провести интервью и написать собственную версию задания, чтобы убедиться, что всё понято правильно, а задача исполнима.

Или в другую сторону — ни одна бумага и вообще результат не может попасть к клиенту без внутреннего утверждения, в котором участвует сам менеджер. Тогда он не сможет случайно передать некачественную работу или дать лишних обещаний, за которые придётся отвечать самому.

Соблюдает принцип, что любая итерация должна включать только необходимый минимум, чтобы быть управляемой и выполнимой. Документы — быть как можно тоньше и конкретнее. И так далее.