x
 
Мария Морозова
14 июля 2017
Советы почтой каждую неделю
Пожалуйста, получите наше письмо, чтобы подтвердить свой адрес:
Вы подписаны на «Советы за неделю»:

Как объяснить коллеге, что помощь и спихивание своих задач на других — это разные вещи?

Сталкиваюсь с тем, что руководитель соседнего отдела периодически пытается воспользоваться временем моих сотрудников для выполнения своих задач.

Свой пиар-отдел представляет он один. Помощников, стажёров, внештатных сотрудников у него нет. В моём отделе, кроме меня, ещё пять сотрудников: секретарь, три координатора учебных проектов и один ассистент. Все вместе мы работаем в учебном заведении, контактируем со студентами и преподавателями. Мои сотрудники отвечают за расписание занятий, пиар — за продвижение учебных программ.

Беда в том, что пиарщик скидывает просьбы моим сотрудникам безо всякой договорённости. И сопровождает это выдачей поручений: «организуйте мне студентов», «составьте списки». Это выглядит не как просьба помочь на один-два раза по причине того, что он сам не успевает, а как восприятие моего отдела как административного ресурса, из которого можно в любое время черпать силы и время сотрудников для затыкания кадровых дыр в других отделах.

Мои сотрудники хоть и жалуются на поручения извне, но не против помочь, мы же одна команда. Но именно помочь, а не быть постоянно на поручениях у этого человека.

Они пытались обсуждать с ним: «это можно сделать вот так», в ответ было: «мне кажется, это должен делать координатор».

Я смотрю на всё это скептически. Раз-другой помочь можно, например, когда вместе готовим день открытых дверей, но пока мои сотрудники выполняют твои поручения, они не делают свою прямую работу. А потом, когда у нас случаются авралы, мы же не приходим к тебе и не говорим «подключайся помогай с расписанием и зачётами».

Написала человеку письмо. Пиарщик ответил: «наверное проблема в том, что на моём предыдущем месте работы мы все работали как одна команда, нацеленная на общий результат. Когда нужно было, помогали все».

Но мне кажется, что здесь кроется непонимание того, что такое ответственность, кто владелец каких рабочих процессов. И в целом, понимание командной работы не соответствует масштабу нашего заведения. В совсем маленьких командах и на этапе становления фирмы, наверное, всем приходится делать всё. Так бывает — и это можно понять. Но мы уже переросли эту стадию. По моим наблюдениям, когда у нас все начинают делать всё неизбежно начинается бардак. Возможно, пиарщику не дают денег на дополнительных людей, но мне-то от этого не легче!

Как объяснить это человеку из другой среды, не испортив отношения, и как наладить взаимную работу?


Мария!

Констатируем важный факт. Пиарщик уже обижен на вас, потому что считает, что вы ленивая, вредная и не хотите помогать, а вы уже обижены на пиарщика, потому что считаете, что он эксплуатирует ваших сотрудников и вообще неправильно работает.

Вы вдвоём воспринимаете ситуацию эмоционально, поэтому нужно срочно прекратить переписываться и решать всё устно. Это надо было сделать ещё вместо первого письма, конечно.

Неясно, почему ваши сотрудники принимают поручения от пиарщика минуя вас. Вдвойне странно, что потом они этим оправдывают, что не сделали свою работу. Ваша обязанность как руководителя отдела выстроить понятную процедуру — не перекладывайте ответственность и тяжесть решения на подопечных. А подчинённым объясните, что они не могут не сделать свою работу, потому что решили без согласования с вами взять другую (хотя вы цените их желание помочь).

Не обвиняйте и не злитесь на пиарщика. Он не враг компании. Посмотрите на проблему его глазами. Он работает один, а вас пятеро. Его задачи не менее важные, чем ваши, он пытается справиться, задействуя все возможные ресурсы. Молодец :-)

Поговорите с ним по душам. Понятно, что это потребует от вас психологических усилий, но если всё пройдёт хорошо, станете лучшими коллегами. Мир после конфликта крепче.

Узнайте, какой помощи ему больше всего не хватает, поинтересуйтесь, что он думает об ассистенте к нему в отдел. Говорил ли он об этом с руководством? Скажите, что вы всегда рады помочь, если есть возможность, но со всеми вопросами надо приходить к вам, потому что вы лучше знаете, кому делегировать задачу и как справиться эффективнее.

Ваш автотренинг перед переговорами: пиарщик не враг, вы вдвоём хотите лучшего для компании, вы рады помочь, если есть возможность, вы готовы помочь настроить работу, чтобы всем стало лучше.

P. S. Это был пятничный совет по переговорам и отношениям с клиентом. Присылайте вопросы.

P. P. S. Я проведу дистанционный практический курс «Переговоры и отношения с клиентами» 30 июля— 31 августа

Запись открыта до ВТ 24 июля


Поделиться
Отправить

Комментарии

Дмитрий Литвак
18 июля 2017

А мне кажется, что в ответе пиарщика ну просто прозрачнейшая манипуляция. Да, я согласен, что нужно именно разговаривать. Однако одновременно с автотренингом перед переговорами я бы советовал почитать хотя бы обзорно о стандартных манипуляциях. Добро должно быть с кулаками. На ногах :-)


Цель рубрики — обсуждение вопросов дизайна всех видов, текста в дизайне и взаимоотношений дизайнеров с клиентами.

Мы публикуем комментарии, которые добавляют к уже сказанному новые мысли и хорошие примеры. Мы ожидаем, что такие комментарии составят около 20% от общего числа.

Решение о публикации принимается один раз; мы не имеем возможности комментировать или пересматривать свое решение, хотя оно может быть ошибочно. Уже опубликованные комментарии могут быть удалены через некоторое время, если без них обсуждение не становится менее ценным или интересным.

Вот такой веб 2.0.

2 Как работать с забывчивыми заказчиками? Сделайте, пожалуйста, разбор переговоров директоров «Писюка» и «Штангенциркуля», сыгранных мной и Кириллом Просим сделать публичный разбор ошибок и хороших моментов переговоров в Школе редакторов




Недавно всплыло

5 Не преступление использовать Бутстрап? 3 4 Почему вы используете jQuery для хождения по дереву и управления событиями? 2