Перед тем, как написать любое письмо, определитесь с целью. Цель письма арендодателю — дать почувствовать, что у вас серьёзная проблема и поэтому вам срочно нужно встретиться.

Опасно искать выход из потенциально конфликтной ситуации в переписке. Так вы не контролируете эмоции собеседника и не можете на них влиять. Вдобавок переписка затягивает поиск решения.

Поскольку ваша цель — встреча, не стоит подробно расписывать проблему и перечислять все претензии. Достаточно сказать, что у вас проблема с офисом, которая ставит под угрозу бизнес, и её надо поскорее обсудить и решить.

Милена составила хорошее письмо и не попала в финал только потому, что написала позже других финалистов.

«Добрый день!

Меня зовут Милена, я директор российского представительства компании GPL. Мы снимаем в вашем здании офис №111.

У нас возникли проблемы с арендой, и мы хотим поскорее их решить. Когда вам будет удобно это обсудить?

Милена Арсланова»

Разбор ошибок

Начинайте письмо с обращения по имени. Имя человека — это самый важный для него звук на любом языке. «Уважаемый арендодатель!» — это очень плохо. Безличное «Здравствуйте!» — так себе.

В начале письма представьтесь, скажите, какой офис вы снимаете и когда въехали. Арендодатель не должен помнить всех своих съёмщиков.

Не обращайтесь на «ты» без спросу: «Привет, Илья! Возникли проблемы в связи с арендой в твоём БЦ, хотел посоветоваться как быть».

Не наезжайте и не угрожайте: «Вы обещали устранить недоделки в течение месяца — огородить парковку для клиентов, пустить шатл от метро, развесить указатели на наш офис и отремонтировать общую переговорную комнату. До сегодняшнего дня этого не было сделано. В связи с этим наша кампания не приносит ту прибыль, что могла бы, из-за того, что некоторые клиенты просто отказываются к нам ехать. Убедительно просим Вас исправить недоделки в течение недели. В противном случае мы будем вынуждены искать другое место для аренды».

Не стоит напоминать, что договорённость была устной, и показывать, что для вас это значит меньше, чем договор. Зачем собственноручно давать арендатору дополнительный козырь? «Конечно, договоренность у нас была устная, но я очень рассчитывал на неё».

Не домысливайте за человека: «Возможно, вы были поставлены перед какими-то неодолимыми обстоятельствами или просто не помните о нашем разговоре».

Не «рассыпайте бобы»: «Проблемы пока не такие страшные, чтобы я задержал очередной платёж или решил бы съехать, но с каждым днём они нам всё сильнее досаждают».

Таисия бьёт без предупреждения. Кстати, такой метод где-то может сработать, но может и похоронить отношения.

«Добрый день.

К сожалению, мы вынуждены расторгнуть договор аренды и переехать в другой бизнес-центр.

С уважением,
Таисия Слепокурова
Руководитель Nike Russia».

Разбор переговоров участников