Елена! В первой части вашего примера поможет правильное подлежащее — субъект. Субъект — это тот, кто совершает действие. Жалоба — объект, она сама ничего не делает. Субъект — это либо мы, либо тот, кто жалуется:

• Уважаемый партнёр! Мы получили жалобу на платёж в ваш адрес.

Так как мы не знаем, кто будет проверять платёжи, придётся брать всё на себя. Другой информации у нас нет, и читатель всё равно будет думать на нас.

Далее важно разделить суть проблемы и фоновые знания. Так как ситуация непонятная, я бы поставил фоновые знания в начало, приводя в порядок синтаксис. Следите за субъектами:

• Обычно покупатели жалуются на платежи, если продавец не оказывает услугу или не доставляет товар. Банки жалуются на платежи, если подозревают продавца или покупателя в мошенничестве.

Здесь мы не обвиняем ни в чём продавца. Просто рассказываем, как бывает. Потом — что произойдёт:

• Мы проверим ваш платёж. Если жалоба подтвердится, мы удержим сумму платежа с вашего расчётного счёта.

Лучше, конечно, когда подлежащее более конкретное:

• Служба безопасности проверит ваш платёж и свяжется с вами, если возникнут проблемы.