Хорошая рекомендация не нахваливает человека. Она помогает читателю понять, подойдет ли этот человек для его задачи. И если человек не подходит, хорошая рекомендация помогает заранее это увидеть.

Рассказывайте о конкретных достижениях, а не об абстрактных качествах характера:

• Василий был ключевой фигурой в проекте с «Юнилевером» — нашем главном проекте 2014 года. Василий единолично готовил документы и вёл переговоры. Благодаря его работе мы…

Характеристики подкрепляйте доказательствами:

• Василий пунктуальный и добросовестный при работе с клиентами: за два года он ни разу не опоздал на встречу, даже когда однажды его машина сломалась по пути. На встречах он методичен и внимателен: ведёт записи и задаёт уточняющие вопросы.

Пишите не только о сильных, но и о слабых сторонах:

• Вместе с тем, у Василия были трудности с делегированием: у него не хватает терпения объяснять задачи подчиненным и контролировать сроки. Из-за этого он продолжал исполнять функции линейного менеджера уже после того, как его перевели на руководящую должность.

Характеристика станет более убедительной, если опишете поведение человека в нестандартной ситуации:

• В марте 2014 года клиент отказался от работы с Василием и попросил перевести его на другого менеджера. Василий не скрыл эту информацию от руководства, разобрался в проблеме и самостоятельно предложил решение.
• В марте 2014 года клиент отказался от работы с Василием. К сожалению, Василий воспринял это на свой счет и не смог самостоятельно решить проблему.

Характеристику следует подписать лично и предложить адресату связаться с вами, если возникнут вопросы.

Эти же принципы применимы в резюме и отзывах.